Digitalisasi Peminjaman Barang di Himpunan Geofisika Untan: Efisien Melalui Google Form

 

Administrasi & Kesekretariatan - Himpunan Geofisika Universitas Tanjungpura (UNTAN) merupakan sebuah organisasi yang memiliki berbagai aset dan perlengkapan geofisika yang krusial untuk kegiatan akademik dan penelitian. Sebelumnya, peminjaman dan penyewaan barang-barang tersebut dilakukan secara manual, menggunakan formulir fisik dan pencatatan manual. Namun, dengan perkembangan teknologi, Himpunan Geofisika Universitas Tanjungpura (UNTAN) telah mengambil langkah inovatif dalam mengelola peminjaman, penyewaan dan pengembalian barang-barang inventarisnya. Dengan memanfaatkan teknologi Google Form, proses yang sebelumnya dilakukan secara manual kini menjadi lebih efisien, transparan, dan mudah diakses oleh seluruh anggota himpunan.

    Peralihan dari sistem peminjaman manual ke Google Form membawa sejumlah manfaat signifikan bagi Himpunan Geofisika UNTAN, diantaranya adalah peningkatan efisiensi, transparansi, kemudahan aset, dan pengurangan kesalahan. Selain itu juga, memudahkan HMG mengetahui kondisi barang yang dipinjam, baik itu ada kerusakan atau kendala saat peminjaman. Selain manfaat-manfaat yang telah disebutkan di atas, pemanfaatan Google Forms juga memberikan sejumlah keuntungan tambahan. Dengan Google Forms, pengurus himpunan dapat melacak inventaris dengan lebih efisien, memungkinkan mereka untuk memantau ketersediaan barang secara real-time dan menyusun laporan inventaris secara berkala.

    Selain itu, sistem ini dapat mengirimkan pengingat otomatis kepada peminjam yang belum mengembalikan barang pada waktu yang telah ditentukan, membantu memastikan bahwa semua barang kembali tepat waktu. Terakhir, data yang tercatat dalam Google Sheets memungkinkan analisis mendalam mengenai pola penggunaan barang, sehingga pengurus dapat membuat keputusan yang lebih baik dan strategis dalam pengelolaan inventaris.

Cara Kerja Sistem Peminjaman Baru:

1. Mengakses Formulir Membuka tautan Google Form yang telah disediakan oleh pengurus himpunan.

2. Mengisi Data Melengkapi formulir dengan data diri, barang yang ingin dipinjam, tanggal peminjaman, tanggal pengembalian dan kondisi barang saat dipinjam.

3. Mengirim Pengajuan Setelah semua data terisi, anggota dapat langsung mengirimkan pengajuan peminjaman.

4. Proses Persetujuan Pengurus himpunan akan meninjau pengajuan dan memberikan persetujuan atau penolakan.

5. Notifikasi Anggota akan menerima notifikasi mengenai status pengajuan peminjaman melalui email atau aplikasi Google Form.

#AdministrasiKesekretariatan #GoogleForm #HMG #HimpunanMahasiswaGeofisika #Digitalisasi